5 pautas para ser más eficiente

Cualquiera que sea tu profesión o cargo en la empresa que trabajes, este artículo aplica de forma exactamente igual. Todos queremos mejorar nuestra eficiencia para hacer las tareas del trabajo en menos tiempo y con más calidad. Sin embargo, lo más habitual que escucho a los profesionales en las empresas son frases como «No tengo tiempo», «Es imposible planificar el día porque siempre me destrozan mi planificación», «Los imprevistos y urgencias me comen el día», «Nunca logro dedicar tiempo a mis temas prioritarios»…¿Es necesario que siga?

Todas estas frases tienen algo en común: el victimismo. En lugar de pensar en cómo podría hacer las cosas de otra forma o qué necesito cambiar de mi forma de organizarme, me dejo llevar por la resignación, asumiendo que es imposible que las cosas se puedan cambiar. Y desde luego hay un margen muy amplio de mejora si dejamos de lado el victimismo y la resignación y empezamos a asumir nuestra responsabilidad. Pero claro, es más cómodo y fácil quejarse, echar balones fuera o culpar a elementos externos de algo que depende de nosotros. Sin embargo, esa actitud derrotista es un veneno que va contaminándonos silenciosa y lentamente, hasta que acaba con nuestro ánimo, energía y motivación. Por tanto, los mayores perjudicados somos nosotros.

A continuación voy a dar 5 pautas para ser más eficientes en el trabajo, que cualquier persona puede aplicar…si quiere:

Haz pausas. Todos los expertos en alto rendimiento dicen que necesitamos parar de trabajar cada hora y media, durante unos 5 minutos, con el fin de rendir al máximo en nuestra jornada laboral. Sin embargo, lo normal es que el estrés nos arrastre y no paremos durante toda una mañana sin respirar, sin descansar, sin parar. A veces estamos sentados en nuestra silla de trabajo durante tres o cuatro horas seguidas, nos duele el culo o la espalda y sin embargo no paramos. La pausa puede ser de varios tipos. Simplemente dejo de hacer lo que estoy haciendo y hago un ejercicio de perspectiva para cuestionarme cómo estoy realizando una tarea, o si puedo delegarla en alguien. También puedo preguntarme si la tarea que estoy haciendo en este momento es la más importante y prioritaria (casi seguro que no) con el fin de refocalizarme. O me levanto y hago unos estiramientos, o doy un pequeño paseo. Lo que vas a notar si haces pausas a menudo en tu jornada es que cada vez que vuelves al trabajo, tu mente está más despejada y puedes concentrarte mucho mejor. Y también, que tienes menos estrés.
No te disperses con la tecnología. Cuando estamos intentando concentrarnos en el trabajo es normal que tengamos el móvil al lado, así que a los pocos minutos vamos a ver que hemos recibido varios whatsapps y entonces lo habitual es lanzarnos a mirarlos, con la ansiedad que nos caracteriza. También los correos electrónicos que van llegando a la bandeja de entrada son una constante fuente de dispersión. Daniel Goleman, en su libro «Focus», menciona que se han realizado estudios donde se demuestra que cuando estamos concentrados en una tarea y nos distraemos para contestar un correo electrónico o un WhatsApp, tardamos entre 10 y 15 minutos en volver a tener el mismo nivel de concentración que teníamos. Es decir, una enorme pérdida de eficiencia. Lo mejor es dejar el móvil en un cajón y cerrar el correo electrónico cuando queramos realizar una tarea con la mayor concentración. Y dedicar tiempos concretos y previamente establecidos para consultar los mensajes tanto profesionales como personales.
Márcate objetivos muy realistas. Es también típico del ser humano querer abarcar más de lo que razonablemente puede. O lo que es lo mismo, plantearse objetivos inalcanzables, sencillamente porque no prevemos que un alto porcentaje del día se va en imprevistos y urgencias. Esto hay que asumirlo y aceptarlo positivamente, como algo natural. Lo contrario sería rigidez mental ante los cambios y la incertidumbre de nuestro mundo. Lo que recomiendo es planificar cada día en función de lo que preveamos que pueda llegar a ser. Normalmente sabemos si un día va a ser muy complicado de reuniones y temas urgentes, o bien va a ser un día en principio más tranquilo. En los días tranquilos, aun así, dejemos un margen amplio porque también surgirán imprevistos, y marquémonos un par de objetivos muy, muy realistas. Por supuesto, esos objetivos deben ser importantes para nosotros. Y durante ese día, mantengamos la atención para completarlos o al menos, avanzar en ellos. Si haces esto, junto con el resto de pautas, seguro que muchos días empezarás a comprobar que sí es posible lograr avanzar o terminar acciones y objetivos que consideras importantes para tu trabajo o responsabilidad.
Ocúpate y no pospongas. Otro mal hábito en el que somos expertos es el de posponer las acciones, objetivos o tareas que nos dan pereza o que nos resultan incómodas o difíciles (una conversación, una tarea larga). Debemos dejar de jugar como los niños y ponernos serios con nosotros. Eso significa no permitirnos posponer esas tareas u objetivos importantes, y ocuparnos de ellos inmediatamente, sin pensar en ello. Cuando no nos ocupamos de las cosas importantes, lo que hacemos es preocuparnos por ellas, que es muy distinto. Preocuparse es estresante, genera ansiedad y desgasta nuestra energía. Preocuparse es totalmente inútil y destructivo. Y además, es incompatible con ocuparse. Así que deja de posponer y ocúpate ya: toma esa decisión, afronta aquella tarea, etc.
Pon límites a los demás. Por último, nuestra eficiencia es bajísima porque el miedo a tener un conflicto o un problema en el trabajo provoca que no pongamos límites a los demás, y digamos sí a todo lo que nos piden o exigen. Aunque nos cueste, debemos aprender a decir no, porque esto incide directamente en el respeto que nos tendremos a nosotros mismos, y también en el respeto que nos tendrán los demás. Si no ponemos límites, nos saturaremos de trabajo y dejaremos de hacerlo con calidad y atención, cometeremos más errores y estaremos estresados todo el día. Ojo, que esto muchas veces es algo auto impuesto por nosotros, nadie nos está exigiendo las cosas para ya, y somos nosotros quienes nos montamos la película de que si no hacemos una tarea que nos han pedido de inmediato, nos van a despedir o algo parecido.

La alta eficiencia no es fácil. Nadie dijo que era algo sencillo, aunque sí es posible alcanzarla si uno trabaja en estos 5 puntos con paciencia y constancia. Dejemos de poner excusas y pongámonos serios con nosotros mismos. La recompensa por este esfuerzo es elevadísima. Tendremos más tiempo para descansar, más tiempo para disfrutar de nuestras actividades de ocio o con nuestra familia y amigos. Nuestra autoestima subirá notablemente, al percibir que podemos lograr lo que nos proponemos, y la calidad de nuestro trabajo mejorará porque estaremos más enfocados en lo verdaderamente importante. Habremos tomado las riendas de nuestra vida y dejaremos de ser marionetas de las urgencias, de los imprevistos, de los caprichos de los demás y de nuestros propios miedos.

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